Wissen für die Praxis

 

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Inhalt

Vorwort 1

1          Anwendungsbereich. 2

2          Normative Verweisungen. 2

3          Begriffe. 2

4          Allgemeine Anforderungen. 3

4.1       Dokumentklassen. 3

4.2       Weitergabe von IGR-Dokumenten an Geschäftspartner und Dritte. 3

4.3       Weitergabe von IGR-Dokumenten im Rahmen der Gremienarbeit außerhalb der IGR. 4

4.4       SharePoint 4

Zu dieser Guideline Technik gehören die Anhänge A – B.

Vorwort

Die von der IGR erarbeiteten Dokumente sollen grundsätzlich nur von Mitgliedern der IGR im eigenen Geschäfts­betrieb genutzt werden. Bei Geschäftsvorfällen mit Geschäftspartnern oder Dritten, z. B.:

·           Lieferanten von technischem Material

·           Ingenieurbüros für technische Planungsleistungen

·           Kunden von IGR-Mitgliedern und

·           sonstigen Dienstleistern

gibt es aber den Bedarf, gewisse IGR-Dokumente an Geschäftspartner oder Dritte weiterzugeben.

Diese Guideline Technik beschreibt, im Einklang mit der Satzung und Vereinsordnung der IGR, unter welchen Bedingungen und in welchem Umfang dies durch die Mitglieder der IGR bzw. der durch die Mitglieder entspre­chend anzuweisenden Mitarbeiter von IGR-Mitgliedern zulässig ist.

IGR-Dokumente sollen gegenüber Geschäftspartnern nur soweit offen gelegt werden, wie es zur Abwicklung konkreter, aktueller Geschäftsvorfälle der Mitglieder unbedingt notwendig ist. Sie haben gegenüber Dritten weiterhin geheim zu bleiben. Dabei soll ein strenger Maßstab angelegt werden und die Weitergabe durch die Mitglieder restriktiv gehandhabt werden.

Diese Guideline Technik wird bis auf Anhang B im öffentlichen Bereich des IGR-Portals unter www.igrtechnik.com abgelegt.


 

1       Anwendungsbereich

Diese Guideline Technik gilt für IGR-Mitglieder. Die Guideline Technik betrifft die Weitergabe von IGR-Doku­menten (z. B. Guidelines Technik) an die Geschäftspartner eines Mitglieds und Dritte.

2       Normative Verweisungen

Die folgenden Dokumente, die in diesem Dokument teilweise oder als Ganzes zitiert werden, sind für die Anwendung dieses Dokuments erforderlich. Bei datierten Verweisungen gilt nur die in Bezug genommene Ausgabe. Bei undatierten Verweisungen gilt die letzte Ausgabe des in Bezug genommenen Dokuments (ein­schließlich aller Änderungen).

IGR-Satzung

 

IGR-Vereinsordnung

 

3       Begriffe

Für die Anwendung dieser Guideline Technik gelten die folgenden Begriffe:

Begriff

Definition

Berechtigte Mitarbeiter

Berechtigte Mitarbeiter sind diejenigen Mitarbeiter eines IGR-Mitglieds und eines mit diesem IGR-Mitgliedwirtschaftlich verbundenen Unternehmen, die in die Beitrags­bemessung einbezogen sind. Sie haben gemäß den Regelungen des Vereins (Sat­zung, Vereinsordnung und Beschlüsse) die Befugnis, bereitgestellte Informationen und Arbeitsergebnisse zu nutzen, sowie allgemein Nutzen aus der Tätigkeit des Vereins zu ziehen. (Werterechte­inanspruchnahme). Ein Mitarbeiter kann die Berechtigung in diesem Sinne dadurch erken­nen, dass er die Login-Daten zum Mitgliederbereich des IGR-Portals von seinem berech­tigten Arbeitgeber (IGR-Mitglied) oder berechtigterweise von einem mit seinem Arbeitgeber wirtschaftlich verbundenen Unternehmen (IGR-Mit­glied) oder von der IGR erhalten hat. Unter der Berechtigung eines Mitglieds zur Nut­zung ist die Menge der berechtigten Mit­arbeiter des jeweiligen Mitglieds zu verstehen. Die Berechtigung hat der Mitarbeiter im Zweifel mit seinem Arbeitgeber oder der IGR vorab zu klären.

Geschäftspartner

Geschäftspartner sind Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, mit denen das IGR-Mitglied in einer Kunden- / Lieferantenbeziehung steht bzw. dies beabsichtigt.

Öffentliche Dokumente

Öffentliche Dokumente sind Dokumente im IGR-Portal, die ohne Login zugänglich sind.

Kennzeichnung auf dem Dokument:
Öffentliches Dokument
www.igrtechnik.com/GT00-0000-2

Kennzeichnung mittels Stempel (händisch) oder Wasserzeichen (pdf-Stempelung) oder in anderer Form.

Geschäftspartner-Dokumente

Geschäftspartner-Dokumente sind Dokumente im IGR-Portal, die von IGR-Mitgliedern bzw. deren dazu berechtigten Mitarbeitern, unter in dieser Guideline Technik näher bestimmten Voraussetzungen, an Geschäftspartner weitergegeben werden dürfen. Die Geschäftspartner-Dokumente sind wie folgt gekennzeichnet.

Kennzeichnung auf dem Dokument:
Geschäftspartner-Dokument
www.igrtechnik.com/GT00-0000-2

Kennzeichnung mittels Stempel (händisch) oder Wasserzeichen (pdf-Stempelung) oder in anderer Form.

Vertrauliche Dokumente

Vertrauliche Dokumente sind Dokumente im IGR-Portal, die grundsätzlich weder durch Mitglieder noch deren berechtigte Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen. Die ver­traulichen Dokumente sind wie folgt gekennzeichnet.

Kennzeichnung auf dem Dokument:
Vertrauliches Dokument
www.igrtechnik.com/GT00-0000-2

Kennzeichnung mittels Stempel (händisch) oder Wasserzeichen (pdf-Stempelung) oder in anderer Form.

Dritte

Dritte (auch Drittfirmen genannt) sind alle natürlichen Personen, die nicht berechtigte Mitarbeiter sind und alle Unternehmen und juristische Personen, die nicht Mitglied in der IGR sind oder keine Wertrechte an der IGR-Mitgliedschaft eines IGR-Mitglieds haben. Geschäftspartner im Sinne dieser Ziffer 3 sind nicht Dritte im Sinne dieser Guideline Technik.

Anmerkung 1:

Die vollständige Kennzeichnung der Dokumentenklasse gemäß 4.1 erfolgt in der Regel auf der ersten Seite des jeweiligen Dokuments im oberen Bereich. In Folgeseiten der Dokumente sind in der Kopfzeile links neben dem Dokumentennamen nur noch die jeweils zutreffende der 3 Dokumentenklassen (Öffentliches Dokument, Geschäftspartner-Dokument, Vertrauliches Dokument) bezeichnet.

Bei manchen Dokumentenarten, z. B. Tabellendarstellungen, Seiten der Arbeitskreise und Fachreferate ist der Klassifizierungsvermerk in der Kopfzeile dargestellt.

Auf der Seite www.igrtechnik.com/GT00-0000-2 ist der Text der GT 00-0000‑2 inkl. des Anhang A als Text­feld sichtbar.

Anmerkung 2:

Geschäftspartner-Dokumente sind in der Regel pdf-Dateien und nur im Ausnahmefall änderbare Dateien (z. B. Word oder Excel).

4       Allgemeine Anforderungen

4.1      Dokumentklassen

Alle Dokumente im IGR-Portal, an denen das Nutzungsrecht bei der IGR liegt (erkennbar durch eine Kenn­zeichnung mit "IGR" auf dem Dokument, in der Regel in der Kopf- oder Fußzeile) sind in eine der drei Klas­sen eingeteilt:

·           Klasse 1: Öffentliches Dokument

·           Klasse 2: Geschäftspartner-Dokument

·           Klasse 3: Vertrauliches Dokument

Über die Einteilung entscheidet der IGR-Vorstand. Die Einteilungsleitlinie gemäß Anhang B ist für Mitglieder zugänglich.

4.2      Weitergabe von IGR-Dokumenten an Geschäftspartner und Dritte

Zur Weitergabe von IGR-Dokumenten gelten folgende Regeln:

1.     Öffentliche Dokumente sind im Internet frei zugänglich und dürfen demzufolge an jedermann weiter­gegeben werden. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Inhalte und Informationen unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Jede Art der Bearbeitung und Veränderung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Rechteinhabers.

2.     Geschäftspartner-Dokumente dürfen von Mitgliedern bzw. berechtigten Mitarbeitern der IGR-Mitglieder nur an Geschäftspartner weitergegen werden, sofern und soweit ein konkreter aktueller Geschäftsvorfall zwischen dem Mitglied und dem Geschäftspartner vorliegt. Die Auswahl der weitergebenen Dokumente ist auf das zur Abwicklung des betreffenden Geschäftsvorfalls unbedingt Notwendige zu begrenzen. Weiterhin ist der Personenkreis des jeweiligen Geschäftspartners, an den Dokumente weitergeben wer­den, auf diejenigen zu begrenzen, die mit dem Geschäftsvorfall befasst sind. Für die Einhaltung hat das jeweilige Mitglied Sorge zu tragen.

Die Geschäftspartner-Dokumente enthalten einen Hinweis auf die Verpflichtung zur Geheimhaltung, die sich an den jeweiligen Empfänger des Dokuments – hier also den Geschäftspartner – richtet (Inhalt siehe Anhang A). Der Hinweis, wo die vorliegende GT 00-0000-2 einschließlich Anhang A zugänglich ist (www.igrtechnik.com/GT00-0000-2), ist auf jedem Geschäftspartner-Dokument aufgedruckt (Kennzeich­nung mittels Stempel (händisch) oder Wasserzeichen (pdf-Stempelung). Auf die Reglung zur Geheim­haltung muss das IGR-Mitglied bzw. der berechtigte Mitarbeiter den Geschäftspartner ausdrücklich hin­weisen und sicherstellen, dass der Geschäftspartner die Geheimhaltungsverpflichtung (Anhang A) ein­hält.

3.     Sollten Auszüge von Geschäftspartner-Dokumenten an Geschäftspartner weitergegeben werden, gelten sinngemäß die Regelungen zu Nr. 2. Derjenige, der das Dokument an Geschäftspartner weitergibt, hat sicherzustellen, dass der Geschäftspartner auch die Verpflichtung zur Geheimhaltung erhält.

4.     Die Weitergabe von vertraulichen Dokumenten durch ein IGR-Mitglied bzw. deren berechtigte Mitarbeiter ist nicht zulässig. Im Einzelfall kann durch den IGR-Vorstand eine Ausnahmegenehmigung erteilt wer­den. Diese ist per E‑Mail bei der IGR-Geschäftsstelle (office@igrtechnik.de) zu beantragen. Der Vor­stand entscheidet abschließend innerhalb von vier Wochen und macht ggf. Auflagen zu den Weiter­gabemodalitäten, die von den Mitgliedern einzuhalten sind.

5.     Die Weitergabe von Geschäftspartner-Dokumenten oder Auszügen davon durch Geschäftspartner an Dritte ist unzulässig. Bei Verstößen ist der IGR-Vorstand zu informieren.

6.     Die Ermöglichung des Zugangs zum Mitgliederbereich des IGR-Portals für Mitarbeiter, die nicht berech­tigt sind, ist unzulässig und vom Mitglied zu unterbinden. Bei einem Verstoß wird der Verein rechtlich gegen das betreffende Mitglied bzw. den Mitarbeiter des Mitglieds vorgehen.

7.     Sollte ein IGR-Mitglied Inhalte von IGR-Dokumenten nach Zustimmung durch den Verein ganz oder teilweise in eigene Dokumente des IGR-Mitgliedes übernehmen (Logo oder Briefkopf des IGR-Mitglie­des), gelten für die Weitergabe an Geschäftspartner oder Dritte die Regelungen 4.2.1 bis 4.2.5 entspre­chend. Eine weitergehende Rechteübertragung ist damit nicht verbunden; alle Rechte stehen weiterhin der IGR zu.

8.     Es gibt im IGR-Portal verfügbare Dokumente, z. B. DIN-Normen, VDE-Vorschriften, NAMUR-Empfehlun­gen, Rohrklassen, Präsentationen und Veröffentlichungen bei denen Rechte bei Dritten oder einem IGR-Mitglied liegen. Diese Dokumente sind nicht in die Dokumentenklassen gemäß 4.1 eingeteilt und auch nicht entsprechend Nr. 3 gekennzeichnet. Bei allen nicht gekennzeichneten Dokumenten sind die Lizenzbedingungen des jeweiligen Rechteinhabers vom Mitglied einzuhalten. Insbesondere dürfen die Dokumente nicht an Dritte bzw. Geschäftspartner weitergegeben werden, es sei denn es liegt die Einwil­ligung des jeweiligen Rechteinhabers vor. Das Mitglied ist verpflichtet, sich über die Bedingungen beim Verein vorab zu informieren und seine betroffenen Mitarbeiter entsprechend anzuhalten. Der Zugriff auf diese Dokumente darf durch ein Mitglied zudem nur denjenigen Mitarbeitern ermöglicht werden, die selbst berechtigterweise Zugang zum Mitgliederbereich des IGR-Portals haben. Bei einem Verstoß wird der Verein rechtlich gegen das betreffende Mitglied bzw. den Mitarbeiter des Mitglieds vorgehen.

4.3      Weitergabe von IGR-Dokumenten im Rahmen der Gremienarbeit außerhalb der IGR

Im Rahmen der externen Gremienmitarbeit von berechtigten Mitarbeitern aus den IGR-Mitgliedern (Exper­ten) ist es ggf. im Interesse der IGR und ihrer Mitglieder notwendig, Arbeitsentwürfe oder IGR-Dokumente (oder auch deren Entwürfe) Dritten (z. B. Mitarbeitern in Nicht-IGR-Mitgliedern ohne Wertrechte, Behörden­vertretern) zur Kenntnis zu geben oder mit diesen inhaltlich abzustimmen. Die Weitergabe von IGR-Doku­menten der in 4.1 genannten Klasse 2 und Klasse 3 sowie von Entwürfen davon, welche noch nicht im IGR-Portal verfügbar sind, durch berechtigte Mitarbeiter im Rahmen der externen Gremienarbeit ist zulässig, wenn der zuständige KC-Leiter vor der Weitergabe dies schriftlich (auch per Fax oder E-Mail) vorab geneh­migt hat. Der jeweils zuständige KC-Leiter kann gegebenenfalls auch Auflagen zur Vertraulichkeit machen. Die Nutzung von IGR-Dokumenten in Gremien ist nur unter Angabe des Rechtsinhabers IGR zulässig.

4.4      SharePoint

Sollten IGR-Gremien mit SharePoint arbeiten, ist die Weitergabe von Dokumenten durch berechtigte Mit­arbeiter an Dritte aus SharePoint stets von einem IGR-Vorstandsmitglied, in der Regel von dem zuständigen KC-Leiter, zu genehmigen. Der KC-Leiter kann gegebenenfalls auch Auflagen zur Vertraulichkeit machen.


 

Anhang A

1.     Die IGR räumt dem berechtigten Empfänger von IGR-Dokumenten der Klassen 2 und/oder 3, die gekennzeichnet sind gemäß Ziffer 4.2 das einfache (nicht übertragbare), zeitlich sowie räumlich beschränkte und nicht ausschließliche Recht ein, diese Dokumente nur zu nutzen und zu vervielfältigen, solange und soweit dies im Rahmen des aktuellen Geschäftsvorfalls mit einem Mitglied der IGR erfor­derlich ist. Insbesondere ist eine Bearbeitung bzw. Veränderung dieser Dokumente durch den Empfän­ger nicht gestattet.

2.     Der Empfänger verpflichtet sich mit Entgegennahme eines Dokuments, dieses Dokument unbefristet geheim zu halten und ausschließlich im Rahmen des aktuellen Geschäftsvorfalls mit dem Mitglied zu nutzen.

3.     Der Empfänger ist verpflichtet

·           diese Dokumente gegen den Zugriff Unberechtigter schützen,

·           diese Dokumente ausschließlich den Mitarbeitern zugänglich machen, die im Rahmen des Zwecks des Absatz 1 mit dem Geschäftsvorfall befasst sind,

und

·           Vervielfältigungen der Dokumente nur in zwingend notwendigem Umfang anzufertigen.

Der Empfänger darf die Dokumente Dritten weder direkt noch indirekt, mündlich oder schriftlich oder in sonstiger Weise zugänglich machen.

Der Empfänger wird seine jeweiligen Mitarbeiter gesondert zur Einhaltung der vorstehenden Regelungen (soweit gesetzlich zulässig) verpflichten.

4.     Der Empfänger ist verpflichtet, nach Beendigung des konkreten Geschäftsvorfalls die Dokumente ein­schließlich aller angefertigter Kopien zu vernichten bzw. zu löschen, es sei denn die Archivierung dieser Dokumente ist zur Erfüllung zwingender gesetzlicher Vorschriften erforderlich. Ist eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, tritt an Stelle der Löschung der Daten die Sperrung.

 

Diese Angaben können zur Referenzierung auf das angegebene Objekt in externen Dokumenten o.ä. benutzt werden

Bezeichnung

Link